• Mauricio Solís Sanahuja

5 cosas que necesita saber sobre su próximo sistema ERP

Una decisión equivocada en una empresa mediana puede costarle mucho dinero


El tiempo pasa rápido en los negocios. De pronto, la cantidad de empleados creció, las líneas de productos se ampliaron, los formularios y las hojas de excel son muchas y la información es inconsistente, las mermas en el inventario crecen, y los números de la empresa nos preocupan… sí, y eso cuando finalmente tenemos los preciados reportes del cierre del mes, días después de que ocurrieron las cosas.


La carrera por mantener la operación activa nos gana y empresas similares a la nuestra que compiten con nosotros nos pisan los talones. Unos kilómetros más adelante, otros competidores más grandes corren a una velocidad que nuestro negocio no puede alcanzar. Queremos entrar a jugar en una liga y no tenemos el equipo necesario.


¿Se puede poner peor? En realidad ya se puso peor: internet de las cosas, inteligencia artificial, chatbots, robótica, eCommerce, blockchain… ni siquiera entendemos cómo eso pueder tener algo que ver con una empresa mediana, que a duras penas logra que sus auxiliares tengan los mismos saldos que su libro mayor, en un tiempo razonablemente corto.




Si se siente al menos levemente identificado, es probable que su empresa esté por iniciar la búsqueda de un nuevo sistema. Lo hará temprano por iniciativa propia, o un poco más tarde, cuando perciba que no puede ir más rápido con el motor que tiene su auto y comience a ver todos los demás competidores adelantarle, llevando en el asiento trasero a clientes que antes eran suyos.


¿Qué hay para mi?


Los vendedores de SAP, Oracle, Softland y el resto de "sospechosos habituales" le dirán que su solución es la mejor.


En Costa Rica, y en general en Centroamérica, encontrará dos grupos principales de soluciones:

  • Soluciones locales o de pequeña escala, fabricadas por empresas de software de la región, o por proveedores globales, que tienen una cobertura básica de procesos, y cuyo valor principal radica en la integración de algunos datos básicos del negocio. Acá encontremos soluciones desarrolladas y vendidas en cada país, o soluciones importadas como Zoho, QuickBooks o Monica. Estas soluciones no funcionan en empresas medianas porque no tienen verticales de industria o porque no soportan muchos procesos que son comunes en empresas medianas. También encontraremos soluciones un poco más robustas como SAP Business One, Softland o algunos productos de Microsoft.

  • Soluciones de gran escala, provistas por líderes mundiales en el negocio del software (típicamente Oracle y SAP), que ofrecen un nirvana para quienes pueden pagar lo que sería un yate tecnológico desde la perspectiva de una empresa mediana, es decir, un sistema impresionante pero fuera de sus posibilidades económicas. En vista de que las empresas de este tipo no cuentan con presupuestos cercanos a un millón de dólares para hacer una inversión así, este tipo de software no es una alternativa. ¿Un millón de dolares? Así es, para comenzar, ya que contemplando todos los gastos que conlleva un proyecto de implementación de este tipo, esta es una cifra probable. Sin importar cómo se presente en una oferta, estoy bastante seguro de poder demostrar que este es un presupuesto realista.

Esta polarización tiene matices.


Por un lado algunas soluciones de pequeña escala tratan de presentar una visión en la cual pueden alcanzar la funcionalidad requerida por una empresa mediana usando add-ons o extensiones de algún tipo, habitualmente fabricados por terceros diferentes al fabricante del software.


Esta práctica conceptualmente no es incorrecta, pero puede haber un conejo escondido en el sombrero. Cuando estos add-ons terminan gobernando el negocio, porque son tan sofisticados que requieren que el ERP modifique su comportamiento para adecuarse a ellos, o se requieren varios add-ons para soportar la complejidad de la compañía, el conejo está ahí, y tarde o temprano saltará.


Por otro lado los vendedores de grandes soluciones ofrecen abordajes metodológicos abreviados, configuraciones empaquetadas o algún sabor de productos listos out-of-the-box. La realidad es que estos abordajes tienen un valor como insumo para determinar el deber ser de los procesos de negocio, pero siempre requieren adaptaciones y rara vez provocan los ahorros que prometen en las implementaciones.


Entonces, ¿estoy sólo?


Existe un tercer tipo de solución, que ha tenido poca penetración en el mercado regional, y estas son las que debe evaluar.


Las 5 características esenciales en su próximo ERP


A continuación presentamos las 5 características que debe buscar en el próximo sistema (ERP) que compre para su negocio. Estas características son esenciales y compartidas por este segmento de soluciones:


1. Están la nube, en la verdadera nube


El software on premise cada vez está menos de moda. Según Gartner, el negocio de software en cloud crecerá un 22% en 2019, mientras que el negocio de software on premise sólo un 6%, la diferencia arroja un factor de casi cuatro a uno (Zacks Equity Research, 2019). Pero no hablamos de cualquier nube, sino de una nube verdadera bajo un concepto puro de Software as a Service (SaaS). Hay ciertas propiedades que una nube debe tener, o estaremos frente a un "fake-cloud", para este post me detengo sólo en el siguiente punto.


2. Sus actualizaciones son automáticas y gobernadas por el fabricante


Esta es una de las principales herramientas para identificar un cloud verdadero. Este tipo de producto tiene un ciclo de innovación robusto y las herramientas para ser actualizado sin el riesgo de traerse abajo los sistemas productivos de los clientes (¿por qué cree que no todos los proveedores de software ERP ofrecen la actualización masiva, automática y obligatoria de sus clientes en el mismo espacio de tiempo?).


Por ejemplo, hágase la pregunta de qué versión del buscador de Google usó la última vez que lo requirió. ¿Tiene una cuenta en GMail o en Office 365? ¿Qué versión de esos aplicativos está usando? Es normal que no lo sepa, estos productos fueron construidos para ser usados en la nube, y tienen los mecanismos necesarios para ser actualizados sin que usted se entere.


En el software ERP debe ser igual. Aunque hay unas pocas excepciones, la nueva generación de aplicaciones es capaz de hacer esto. Si le están ofreciendo un software y su empresa o el implementador se encargarán de las actualizaciones en todos los casos, posiblemente será por una restricción en la arquitectura del software y en cómo se despliega en los clientes que lo usan.


3. Tienen la capacidad de cubrir procesos verticales de industria


Lo hacen, en la mayoría de los casos, sin tener que recurrir a soluciones de terceros (add-ons). El hecho de que el mismo fabricante tenga soluciones verticales de industria nos dice que estamos frente a un producto maduro y potente.


Casi todas las soluciones van bien en empresas de servicios con alcances básicos, pero cuando comenzamos a hablar de procesos de valoración de inventarios, manufactura avanzada, grids de productos, libros paralelos y otras muchas funcionalidades que se requieren conforme la empresa crece, los sistemas comienzan a sufrir, y quienes los usan también.


La diferencia entre los add-ons que son convenientes y los que traen riesgos radica, desde mi perspectiva, en si estos son extensiones de procesos dentro de una arquitectura empresarial adecuada, y cubren procesos que no forman parte natural del backoffice. Por ejemplo, es diferente hablar de distribución en ruta o del punto de ventas (add-ons convenientes), que no son un componente natural de ese backoffice, a hablar de un add-on de manufactura, que trae riesgos asociados por su integración transaccional intensiva con los procesos logísticos y financieros del ERP.


4. Tienen una estructura de datos unificada


Actualmente no se me ocurre ninguna razón válida para que un ERP deba separar sus bases de datos dentro de un mismo cliente para soportar, por ejemplo, diferentes sociedades pertenecientes a un grupo de empresas. Los sistemas realmente creados para compañías medianas pueden crecer, y la única manera de poder escalar a largo plazo es si la arquitectura de información reside en un repositorio único y robusto.


En caso contrario habrán componentes técnicos (los veamos o no) haciendo procesos de intercambio, sincronización y unificación de datos, que cada vez serán más complejos y eventualmente esa complejidad tendrá un precio, ya sea en el rendimiento del software, en la complejidad de su administración, o en su posibilidad de soportar el crecimiento de la empresa.


5. Innovan y saben como se adaptarán a las tendencias tecnológicas


Su sistema ERP debe tener una ruta de innovación trazada compatible con los avances actuales. La tecnología cambia muy rápidamente, y no todos los fabricantes tienen la capacidad de hacer que su sistema evolucione con la misma velocidad en la misma dirección.


Por ejemplo, si el fabricante de un sistema no puede indicar ahora mismo y de forma concreta cómo está incorporando los avances en sistemas cognitivos o internet de las cosas a su producto, y cuándo los clientes verán las primera innovaciones, es hora de mirar a otro lado. Está tratando con tecnología que será obsoleta más rápido de lo que piensa.


Esta lista puede crecer aún más, pero creo que es un punto de partida válido en su proceso de análisis para escoger un nuevo sistema de gestión empresarial (ERP) para su compañía.



Crowd Intelligence y Oracle Netsuite


En Crowd Intelligence nos hemos convertido en un proveedor autorizado de Oracle Netsuite. Desde nuestra perspectiva, esta solución tiene un enfoque excelente para el mercado medio, y la competencia actual no ofrece soluciones tecnológicamente comparables. Podemos explicarle por qué es así.


Sabemos que nuestro territorio es un territorio de empresas medianas y pequeñas. También reconocemos el valor económico y social que tienen estos emprendimientos para nuestra región, y queremos colaborar aportando un valor efectivo en los negocios.


Ser una organización de tamaño mediano en la actualidad es más complejo que nunca. Por eso nos hemos propuesto ayudarles a nuestros clientes a transformar sus negocios para que continúen a creciendo y compitiendo en un entorno cada vez más difícil.


Fuentes:

Zacks Equity Research. (2019, April 04). Oracle NetSuite Ups Ante in ERP Market With New Capabilities.

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