Prepárese para la primera actualización del año
Como es habitual, durante el primer trimestre del año, todos los clientes de #Oracle #NetSuite reciben su primer upgrade anual del sistema.
Este es uno de los mayores beneficios que brinda esta solución a sus clientes.
Recibir una actualización sin solicitarlo, sin tener que contratar servicios adicionales, o sin siquiera hacer una revisión de las implicaciones sobre la infraestructura física actual donde reside el software, es algo que para muchos usuarios de otros sistemas, es un sueño.
Si bien este proceso es ejecutado en su totalidad por el fabricante, existen ciertas responsabilidades finales del cliente en los procesos de upgrade. Pero antes de hablar de lo que su organización debe hacer para prepararse, vamos a explorar unas muy buenas noticias sobre apenas algunas de las novedades de esta versión.
Innovación por todas partes
1. Mejoras en el control de duplicados durante las importaciones de archivos
En la nueva versión, #NetSuite puede tomar en cuenta la configuración de la numeración avanzada de documentos, y determinar qué regla de numeración debe aplicar. Si detecta otra transacción existente con el mismo número de documento, puede arrojar advertencias o bloquear la importación.
2. Mejoras en el funcionamiento de los permisos básicos de administración
En #Crowd #Intelligence insistimos mucho en la importancia que debe darse a los roles de los usuarios. En particular, debe tenerse muchísimo cuidado con el uso del rol de Administrador, que puede hacer cualquier operación en el sistema. Con las mejoras en los permisos básicos de administración será más fácil crear roles que se comporten como Administradores pero restringiendo el acceso a otras áreas del sistema.
3. Aplicación de efectivo automatizada
Esta función le permitirá importar líneas bancarias y aplicarlas automáticamente a pagos que no hayan sido confrontados en NetSuite. Si recibe un volumen elevado de pagos de clientes a diario, esta función lo ayuda a aplicarlos en forma masiva a cuentas a cobrar abiertas. Esta es una nueva funcionalidad que nos despierta mucho interés por la variedad de escenarios de negocio donde puede ser de utilidad.
4. Mejoras para la asignación del suministro de artículos
La nueva versión trae consigo nuevas herramientas para determinar cómo asignar los artículos disponibles a la demanda. Esto dependerá de los módulos avanzados con los que cuente el cliente, sin embargo, nos parece particularmente interesante la opción del ratio de cumplimiento de optimización, que permitirá asignar artículos en función de un objetivo de maximizar ingresos en órdenes de ventas, o bien de un objetivo de maximizar la ganancia en órdenes de ventas.
5. Mejoras en WMS
Para los clientes que lo utilizan, la versión 2022.1 incorpora nuevas herramientas en el SuiteApp para el Pack Station, nuevas posibilidades en la programación de liberación de oleadas (waves) y nuevas reglas de WMS, entre otras.
6. Asignación automática de lotes
Ahora será posible, a través de un nuevo bundle gestionado por #NetSuite generar una numeración automática de lotes en los artículos.
7. Cash 360
Las notas de la versión no hacen referencia a esta funcionalidad (aunque los sneak peaks sí), y tampoco hemos tenido acceso a ellas en la cuenta de release preview, pero se esperan nuevas funcionalidades para la gestión del flujo de caja que estamos ansiosos por probar.
Existen muchas otras mejoras que se incorporan a la gestión de órdenes, a los proyectos (especialmente si su empresa cuenta con SuiteProjects), a las herramientas analíticas y técnicas, y en muchas otras áreas del sistema. No podemos en este post repasar todo, pero lo invitamos a leer las notas de la nueva versión disponibles en la sección de ayuda de su sistema.
Ahora bien, nos encontramos frente a la muy usada frase de: un gran poder conlleva una gran responsabilidad.
Usted debe asegurarse de las personalizaciones de su sistema y sus procesos de ruta crítica no se verán afectados con el upgrade.
#NetSuite sigue evolucionando, y esta innovación implica cambios importantes al producto, por lo cual usted como cliente, tiene la responsabilidad de verificar que las personalizaciones de su sistema, o sus procesos de ruta crítica no se verán afectados. Pero no está sólo y sin herramientas. A continuación le sugerimos algunas actividades que pueden servirle de guía.
¿Cómo prepararse?
1. Solicite su cuenta de release preview
Un beneficio más de tener este software es que entre aproximadamente 60 y 90 días antes de su upgrade, Oracle pone a su disposición un sistema adicional con una copia casi total de su sistema productivo para que pruebe la nueva versión. Este proceso no es automático pero es muy simple. Sólo tiene que activar su portlet de "Nueva edición" y tocar el link comprobar ahora. Esto lo llevará a una pantalla muy simple donde confirmará la solicitud... y listo, sólo tendrá que esperar un poco mientras su cuenta de preview es activada.
Nota: cuando su cuenta de release preview esté activa podrá identificarla porque tiene las letras "RP" a la derecha, además cuando ingrese a esta cuenta verá la leyenda "Release Preview" junto al logotipo de la empresa. Es muy importante que sus usuarios tomen nota de esto para evitar una confusión y que realicen en esta cuenta operaciones que debieron hacerse en el sistema productivo.
2. Aproveche los recursos de ayuda sobre la nueva versión
Recuerde que su portlet de "Nueva edición" le provee un conjunto de links que le permiten conocer las notas de la versión, además hay guías y recursos diversos para entrenamiento. Estos recursos le permite conocer más a detalle las innovaciones que estarán disponibles.
Es importante también que tome nota que en este mismo portlet se indica la fecha en que su sistema será actualizado.
3. Haga un plan de pruebas y ejecútelo
Su plan de pruebas debe tomar en cuenta, como mínimo, los aspectos más críticos de su operación. La recomendación del fabricante es contemplar las siguientes actividades:
Pruebe sus flujos de negocio: Identifique cuáles son las operaciones habituales de su organización, y ejecute los procesos de punta a punta en su cuenta de release preview.
Pruebe sus reportes y formularios: Verifique que sus reportes y formularios no arrojan ningún error, o tienen algún cambio en su visualización.
Pruebe otras personalizaciones: ¿Tiene algún desarrollo a medida? ¿Hay alguna transacción especial que fue desarrollada para su negocio? ¿Utiliza workflows de SuiteFlow? ¿NetSuite recibe o envía información desde o hacia un sistema externo? Debe probar todas las personalizaciones que son específicas de su sistema.
Pruebe los bundles instalados en su cuenta: Si tiene bundles (agrupaciones) administradas por NetSuite (o por terceros) en su sistema también se recomienda que los pruebe y que revise si las notas de versión indican que debe tener en cuenta alguna consideración.
Pruebe sus contenidos analíticos personalizados: Revise si los reportes analíticos que utiliza han sufrido algún cambio.
En resumen
La nueva versión de #NetSuite 2022.1 es una buena noticia: como suele ocurrir NetSuite trae innovaciones que son interesantes para todos, y de acuerdo con lo que sabemos hasta ahora, la nueva versión no decepciona.
Los procesos de upgrade suelen ser muy transparentes y tener muy pocos impactos sobre los procesos que ya se utilizan, pero no deben tomarse a la ligera y algunas prácticas muy simples nos ayudan a minimizar cualquier riesgo.
Si tiene curiosidad por saber más, o sobre el impacto de algún cambio específico en NetSuite 2022.1, recuerde que #Crowd #Intelligence está aquí para ayudarle a simplificar su relación con la tecnología. Además nos encanta trabajar con clientes de #NetSuite.